Ringraziare non è un opzione, è parte integrante di qualunque attività di raccolta fondi.
Il ringraziamento è un atto importante e necessario nell’avviare, coltivare e rafforzare la relazione con i propri sostenitori, volontari o semplicemente con chi presta interesse alle proprie attività.
Come scrivere una lettera di ringraziamento.
Ringraziare non è un opzione, è parte integrante di qualunque attività di raccolta fondi. Scrivere una lettera di ringraziamento è un’attività che va pensata e organizzata prima di ogni campagna o singolo evento e messa in atto secondo le poche regole che vedremo. Va pensata prima e vanno create tutte le condizioni affinché l’attività del ringraziare sia davvero tale e non un semplice riscontro ad una donazione, ad un’attività di un volontario, alla partecipazione ad un evento.
Spesso ci si sofferma sul contenuto della lettera di ringraziamento che è senza dubbio importante ma proprio nell’organizzare questa attività nella vostra organizzazione dovete creare le condizioni affinché il ringraziamento risponda a queste poche e semplici regole: deve essere tempestivo, personale ed adeguato.
La tempestività: non debbono trascorrere più di 10-20 gg per un ringraziamento ad una donazione, ma ancora meno in caso di richieste informazioni (welcome). Inviare un ringraziamento dopo due mesi è sbagliato, piuttosto dopo due mesi se non siete stati in grado di inviare un ringraziamento inviate un ringraziamento che tenga conto del tempo trascorso.
Deve essere personale e attenzione non solo personalizzato. Inviare una lettera di ringraziamento personale significa conoscere quanto più possibile il nostro donatore, renderlo sempre più autentico, quindi non solo “Caro Mario, ….” piuttosto che “Caro/a donatore “ma un ringraziamento diverso in funzione del tipo di donatore: è un nuovo donatore, è un donatore fedele, è un donatore esigente ecc. ecc. Includere più riferimenti possibili a ciò che ha scaturito il suo sostegno e a cosa il sostegno verrà destinato e qui appunto l’adeguatezza che significa legato in qualche modo alla motivazione che ha spinto alla donazione, all’importo, alle volontà espresse e quindi anche qui avere piena consapevolezza del maggior numero di informazioni. L’adeguatezza sta nel contenuto e nel mezzo che utilizzeremo per ringraziare.
Ringraziare con una pergamena una donazione di 2 euro potrebbe essere fuori luogo, così come ringraziare con una mail o SMS una donazione cospicua potrebbe anch’essa essere inadeguato.
Non preoccupiamoci troppo delle belle parole ma preoccupiamoci del contenuto tenendo conto appunto della tempestività, della personalizzazione e dell’adeguatezza e coerenza rispetto al nostro interlocutore e alla donazione che ha fatto.
E attenzione !! non ringraziate solo per una donazione … il solo interesse verso la vostra buona causa, verso il vostro appello merita già un GRAZIE
Ricordo una nota, allora Associazione ora Fondazione della mia città che periodicamente con una certa insistenza tappezzava la città con dei manifesti con la sola scritta “Grazie” e il proprio logo, forse a quei tempi l’associazione non era organizzata per rispondere con le poche regole a cui faccio riferimento, ma quei manifesti non mancavano mai …
Mario Consorti – NP Solutions
www.npsolutions.it